Estudia secretaria con INCCEM

Con un marco empresarial en el que el número de ejecutivos de las empresas lleva una tendencia ascendente durante las últimas décadas, la profesión de secretario – o secretaria – ejecutivo es una salida que cada vez más jóvenes contemplan. Entre las principales funciones de una secretaria destacan gestionar la agenda, atender al público y manejar información confidencial. Es la persona que se encarga de realizar tareas de asistencia administrativa en una oficina.

La labor de una secretaria es dar soporte y colaboración a su jefe para que logre cumplir a cabalidad con su rol dentro de la organización, sin retrasos ni distracciones.

Aunque la naturaleza de la empresa incide en el tipo de labores que se requiere de una secretaria, se podría decir que sus funciones principales son:

1- Gestión de agenda

Es responsabilidad de la secretaria mantener al día la agenda de la persona para la cual trabaja. Allí debe reflejar todos sus compromisos laborales y, en ocasiones, personales.

También debe llevar registro de los datos de todas las personas e instituciones con las que debe relacionarse su empleador.

2- Atención al público

La atención al público es de las tareas más fundamentales que debe realizar la secretaria. Debe responder llamadas y registrar el motivo de las mismas, así como todos aquellos datos que le permitan a su empleador hacer un efectivo seguimiento del asunto.

3- Gestión de documentos

Además de ser la persona que recibe y gestiona la correspondencia de su jefe, una secretaria escribe, lee, responde y archiva la mayoría de las cartas, notificaciones, memorandos y correos electrónicos de su empleador.

4- Manejo de información sensible (interna y externa)

Entre las funciones que distinguen a una buena secretaria figura manejar adecuada y eficientemente toda información sumamente importante para la operación de la empresa o institución en la que trabaja.

5- Organización de la oficina

La secretaria debe operar y mantener en operación los equipos y el mobiliario de la oficina: teléfonos, fotocopiadoras, impresoras, proyectores, muebles, archivadores, entre otros.

6- Elaboración de presentaciones

Normalmente un ejecutivo debe presentar sus reportes en forma de presentaciones que resuman y jerarquicen la información. Para esta tarea suele pedir ayuda a su secretaria.

La globalización de las empresas, tanto nacionales como internacionales, exige que sus ejecutivos tengan a su lado un cuerpo de secretarios bien preparados, con un gran dominio de idiomas y capacidad organizativa, en los que poder delegar funciones que van más allá de la idea del secretario administrativo de menor rango.

¿En qué consiste el trabajo de secretario ejecutivo?

Antes de lanzarte cantos de sirena y darte razones por las que decantarte por estudiar Secretariado Ejecutivo, debemos explicar en qué puede consistir un puesto de este tipo. Obviamente, las tareas variarán según el tipo de empresa y ejecutivo para el que trabajes, pero muchas de estas tareas son comunes a cualquier secretario ejecutivo:

· Responder, filtrar y pasar llamadas telefónicas, tomar mensajes y ocuparse de las solicitudes de información y de peticiones.

· Leer y analizar presentaciones, memorandos entrantes e informes para determinar su importancia y planificar su reparto.

· Escribir memorandos, informes, presentaciones y otros documentos a partir de borradores, copias manuscritas o dictados.

· Elaboración de informes y resúmenes utilizando paquetes actualizados de software.

· Organizar los viajes de los ejecutivos, encargándose de todos los preparativos anteriores y posteriores al mismo.

· Recibir a ejecutivos o visitantes de otras empresas que vengan a visitar a los del empleador.

· Preparar el orden del día y encargarse de los preparativos para las reuniones, asistiendo también a ellas y redactando las actas.

· Llevar a cabo tareas generales de oficina como los pedidos de suministros y supervisar a otros trabajadores y delegar trabajo en ellos.

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